用WPS进行报表的套打,是几年前常用的方法,方法虽然简单,却挺实用。其实对于一些需要套打的文件,如支票等均可使用,并可进行简单的自动计算。
进行报表套打,要想套打得准确有时确实很困难,以前有文章介绍过用扫描仪将报表扫描成图片作底图,再用文字框输入套打内容后进行套打的方法。近两年我经过实践,采用直接设置的方法进行套打,也取得较好的效果,而设置完成后使用比较方便。现在将设置应用方法介绍给大家,以便共同研究。
启动WPS office2003,按以下步骤进行设置:
第一步:页面设置
点击“文件”→“页面设置”,将纸张类型设置为准备套打的报表纸张的实际尺寸,并尽量将纸张方向设置为“纵向”。设置完成后,点击“确定”退出“页面设置”。
第二步:绘制主要套打表格
点击“插入”→“表格”→“定制表格”,按准备套打的表格的行、列数目及表格的行、列的单元格的实际尺寸绘制表格,设置完成后点击“确定”生成表格。
用鼠标左键双击绘制完成的表格,对表格进行进一步的修改,包括单元格的合并、拆分、改变尺寸大小等操作,修改完成后,在页面的空白自单击退出表格操作。
用鼠标右键单击已完成的表格,在弹出的对话框中选取“对象属性”→“表框特征”,在弹出的对话框中选取“位置尺寸”,按照准备套打的表格在报表上的实际位置尺寸,设置表格的位置尺寸(均以页面的左上角为准),设置完成后,点击“确定”退出。
以上设置完成后,用一张与准备套 打的报表纸张大小基本相同(相等或略大)的白纸进行试打。
将试打出的表格与准备用于套打的报表进行重合比较,如有位置、尺寸及形状不一致的地方,可用鼠标右键单击选定表格后,选取“对象属性”→“行列特征”或直接用鼠标左键双击选定表格进行修改。然后重新进行试打、比较、修改,直至与准备用来套打的表格基本一致为止。
表格绘制完成后,用鼠标右键单击选定表格,在弹出的对话框中选取“对象属性”→“表框特征”,在弹出的“表框特征”的对话框中选取“位置尺寸”,将“锁定对象”选中后,点击“确定”退出。用鼠标左键双击选定表格,输入表格内不进行 套打的内容(包括文字等)并设置好相应的格式。
第三步:设置报表的其他部分
将准备进行套打的报表中的所有需要套打的部分均按照第二步的方式进行设置(包括进行试打、比较及修改)完成,包括表头、表尾等准备进行套打的部分,也按照表格的方式定制完成,但报表中表头、表尾等文字部分应将表格线设置为:“空线”,使其外观与报表一致。
以上设置全部完成后,经试打出的表格要与准备进行套打的报表基本一致,尤其是将要输入套打内容的地方,如有不一致的地方仍要进行反复修改直至准备进行套打的报表基本一致为止。
对不参与套打的报表标题、文字说明等内容,也可按照此种方式设置(用文字框也可),以便锁定其位置。(设置此项主要是为了报表外观的一致,对套打没有影响,如感觉麻烦也可不设置)。
第四步:设置表格属性
将已绘制完成并设置好的表格分别用鼠标右键单击选中,在弹出的对话框中选取“对象属性”→“表框特征”,在“表框特征”的对话框中选取“位置尺寸”,将“不打印”项选中后点击“确定”退出。
注意:要将已绘制完成的所有表格(或文字框)均要选中并进行此项设置,然后运行打印预览,此时显示的页面应是完全空白的,否则,要对尚未进行此项设置的部分进行设置,直到运行打印预览时页面显示完全空白为止。
再次用鼠标右键单击已绘制完成的所有表格(包括文字框),在弹出的对话框中选取“对象层次”→“在文字下”,以免将来使用时和输入套打内容的表格发生冲突。
第五步:设置套打表格
按住“Alt”键后,分别单击选定含有需套打内容的表格,按“复制”按钮进行复制。
在页面的左上角空白处进行粘贴复制,并用鼠标右键单击刚复制出的表格,在弹出的对话框中将“对象层次”改为“在文字上”。然后用鼠标左键双击选定表格,将表格中不需要进行套打的内容(包括文字等)删除后,退出表格操作。
用鼠标右键单击选定表格,在弹出的对话框中选中“对象属性”→“表框特征”,在“表框特征”的对话框中选中“位置尺寸”,将表格的位置尺寸设置成与被复制的表格相同(即重合)。并将“锁定对象”项选中,然后再选中“边线端点”,将表框线设为“空线”。
再次用鼠标右键单击选定表格,在弹出的对话框中选中“对象属性”→“行列特征”,分别选中“行特征”和“列特征”,将全部表格线设为“空线”后点击“确定”退出。
用鼠标左键双击选定表格,对表格中的单元格的格式进行设置,包括对齐方式,公式等。
重复第五步的方法,将所有需要进行套打的表格均进行相应的设置。
第六步:输入套打内容
用鼠标左键双击需要输入套打内容的单元格,输入要套打的内容,输入完成后即可进行套打。
几点注意:
1、页面设置时纸张方向设置为“纵向”时套打较易成功,(如设置为“横向”时也可进行套打)。
2、有些打印机打印时页面上面的空白边綠尺寸不同,因此,确定表格位置时,要以实际试打时的为准。
3、实际打印时尽量单张打印,尽量不要一次将打印的张数选齐(即选择打印张数时选1张),否则有时套打的内容会偏出指定位置(与报表印刷、裁剪的质量有关)。
4、以上第一次设置工作较麻烦,因此适用于需多次进行套打的报表,而对于仅用一次的报表,不太适用。
注:这是几年前写的了,今天无意中发现了。做个纪念。